Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Оздание правил хранения договоров в компании

Тема: Новое в порядке исчисления и уплаты страховых взносов в государственные внебюджетные фонды в году. Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения, безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Определяем порядок и сроки хранения бухгалтерских документов. Первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года ч. Сроки хранения электронных документов регистров устанавливают в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях: экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты и другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской финансовой отчетности в последний раз ч.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Срок хранения договоров

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета.

Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить.

Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября года далее — Перечень. Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в году, начинается с 1 января года. Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне п.

Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике. Налоговые декларации и документы для расчета налогов Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года.

Если отсутствует годовая отчетность например, по НДС , квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет. Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов. Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов письмо от Обратите внимание Для акционерных обществ — особые правила Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации.

К документам постоянного хранения также относятся: документы о создании, реорганизации общества; устав общества, внесенные в него изменения и дополнения; свидетельство о государственной регистрации общества; решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг; протоколы общих собраний акционеров; протоколы заседаний совета директоров наблюдательного совета ; списки аффилированных лиц общества; положения о филиалах и представительствах общества; протоколы заседаний правления дирекции общества, решения директора генерального директора, президента общества; бюллетени для голосования; заключения ревизионной комиссии ревизора общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив. Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.

Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий. Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов Таблица.

Не менее 5 лет рекомендовано хранить в течение 45 лет Пункт Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода п. По большинству налогов таким периодом является календарный год.

Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Организация применяет общую систему налогообложения. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря года. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз п.

Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря года, может охватывать — годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете.

Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет п. Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут. Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки. Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек.

Например, получив в году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за год, налогоплательщик налоговый агент может его не выполнять. Пример 2 Воспользуемся условием примера 1. Книги покупок и книги продаж за апрель года организация должна хранить до 30 апреля года при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле года.

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января года. Поскольку в — годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу.

Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель года, — с 1 мая года по 30 апреля года. Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал года, начинается с 1 апреля года и заканчивается 31 марта года.

Книги покупок и книги продаж за I квартал года компания обязана будет сохранять до 31 марта года если последние записи в них были сделаны в марте года , а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше. Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее В соответствии со статьей НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах.

Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен п. В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка.

Так сказано в пункте 4 статьи НК РФ. В письме от Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения.

При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи По итогам года в налоговом учете организации был получен убыток.

Его сумма переносилась на будущее в течение — годов по частям. Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря года.

Поскольку на сумму убытка года уменьшены налоговые базы — годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания года последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет — до 31 декабря года. Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи НК РФ.

Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены. Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва подп. По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально.

Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами.

Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности. Ситуация 3. Организация владеет основными средствами Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад.

Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек. Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы. Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества подп.

Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи НК РФ.

Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют.

Организация и хранение электронных документов

Как организовать учет и хранение документов, если часть из них ведется в электронном формате? Как хранить такие документы? Как обеспечить связь между бумажным и электронным архивом документов? Организации могут использовать электронные хранилища документов, которые позволяют автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в компании.

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета прописаны в законодательстве. По истечении этих сроков документы, как правило, уничтожаются. Но всегда ли оправданы такие действия? В каких случаях может появиться необходимость хранить документацию за пределами общих сроков? И можно ли хранить документы в электронном виде?

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

Открыть и скачать онлайн. Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач — создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения. Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.

Документация: сроки хранения и передача в архив

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. Большинство из них хранятся в течение 5 лет. Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже. Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно. Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов , вы сможете, перейдя по ссылке.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов.

Сроки хранения документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить.

Документооборот договоров: мастер-класс

.

Хозяйственные операции в агросекторе ✅Хранение первичных 88 (далее – Положение № 88);; Правила организации делопроизводства и архивного хранения перевода долга (по окончании срока действия договора). Ст. Все документы от момента их создания или поступления в.

.

Оздание правил хранения договоров в компании

.

Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе

.

.

.

Журнал регистрации договоров

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 7.5. Хранение
Комментариев: 5
  1. Феоктист

    Да господи! Достаточно взглянуть на две вещи: 1 какие законы были приняты думой во время проведения чемпионата мира по футболу. 2 Сколько стадионов и спорт.объектов было построено за какие деньги и за чей счёт. И всё станет понятно даже дураку Ни о каком развитии спорта в стране здесь никто и не думал, я считаю. Да и не глупо ли проводить такое дорогостоящее мероприятие мирового масштаба, когда в стране 20млн. людей живущих за чертой бедности и огромное множество социальных проблем? Ведь это деньги народа и народ вправе решать нужен ли им этот многомиллиардный ЧМ или лучше пусть хлеб дешевле сделают, пенсионный возраст снизят и квартиры инвалидам и ветеранам нормальные предоставят например, почему нет?

  2. celipur

    Доброго вечора Тарас! У мене питання іншого роду і думаю цікавить воно не тільки мене. Мова про мобільний звязок. Багато абонентів добровільно-примусово перевели на 4G і котрі чемно сплачують цей тариф але по факту у багатьох містах і районах України таке ЗАДОВОЛЕННЯ відсутнє. Мене цікавить Ваша думка і як з цим боротись? Тобто платимо за 4G, а на вихлопі 0 . БУДУ ВДЯЧНИЙ ЗА ВІДПОВІДЬ.

  3. testbounke78

    Создаем Союзы Налогоплательщиков на местах в селах и районах. Обьединяемся.

  4. pozpocam68

    Спасибо Тарас обезательно еще запипши

  5. Макар

    Хотел уже покрыть матом за то что учат алкоголиков на дороге отмазываться НО понял что случаи бывают разные. и главное что за отказ дунуть лишение прав. я не знал! не пойму почему в школе не уделяют этому внимание. и как может в ОДИН год быть наказание лишение на 1.5 года и лишение на 3 года . затем еще и рецидив с двумя годами тюрьмы. разве после первого наказания не будет уже больше года? или имеется в виду что ездит без прав и пьяный?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.